Sotkunen Kellari Oy asiakkaiden, verkkosivujen käyttäjien ja uutiskirjeen tilaajien henkilötietojen käsittely

Päivitetty 28.7.2026

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten käsittelemme henkilötietoja Sotkunen Kellarin ja Rakuunamäen Juhlatilan toiminnassa sekä verkkosivustoilla www.sotkunenkellari.fi ja www.rakuunamaki.fi.

1. Rekisterinpitäjä

Sotkunen Kellari Oy
Y-tunnus: 3377051-1
Mannerheiminkatu 10
53900 Lappeenranta

2. Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö

Petteri Uusi-Erkkilä
Sähköposti: petteri@sotkunenkellari.fi
Puhelin: 040 732 0478

Henkilötietojen käsittelyä koskevat pyynnöt ja kysymykset voi lähettää yllä mainittuun sähköpostiosoitteeseen.

3. Keitä seloste koskee?

Käsittelemme tämän selosteen mukaisesti muun muassa seuraavien henkilöiden tietoja:

• Sotkunen Kellarin pöytävarauksen tehneet ja varaukseen kuuluvat asiakkaat
• Rakuunamäen Juhlatilan asiakkaat sekä tarjous- ja yhteydenottopyyntöjen lähettäjät
• uutiskirjeen tilaajat ja sähköiseen suoramarkkinointiin suostumuksen antaneet
• verkkosivustojemme käyttäjät
• asiakkaiden, yritysasiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöt

 

4. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsiteltävät tiedot riippuvat asioinnin luonteesta. Voimme käsitellä seuraavia tietoja:

Pöytävaraukset ja asiakkuus

• nimi
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• varauksen ajankohta ja henkilömäärä
• asiakkaan antamat varausta koskevat lisätiedot
• asiakkaan ilmoittamat erityisruokavaliot ja allergiat
• asiakkaan suostumus sähköiseen markkinointiin
• varaukseen ja asiakasviestintään liittyvät sähköposti- ja tekstiviestit
• tarvittaessa maksuun ja maksun tilaan liittyvät tiedot

Pöytävaraukset tehdään TableOnline-palvelussa. Jos varauksen yhteydessä suoritetaan maksu, maksaminen tapahtuu TableOnlinen tai sen käyttämän maksupalveluntarjoajan palvelussa. Sotkunen Kellari Oy ei lähtökohtaisesti käsittele tai tallenna maksukortin täydellisiä tietoja. Maksupalveluun voi soveltua lisäksi kyseisen palveluntarjoajan oma tietosuojaseloste.

Juhlatilan yhteydenotot ja tarjouspyynnöt

• nimi
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• mahdollinen yritys tai muu organisaatio
• tilaisuuden ajankohta, luonne, henkilömäärä ja muut asiakkaan ilmoittamat tilaisuutta koskevat tiedot
• tarjous-, sopimus-, varaus- ja laskutustiedot
• asiakkaan ilmoittamat erityisruokavaliot ja allergiat
• asiakkaan kanssa käyty viestintä

Uutiskirje ja markkinointi

• sähköpostiosoite
• markkinointisuostumusta ja sen antamista koskevat tiedot
• uutiskirjeen toimittamiseen liittyvät tekniset tiedot, kuten viestin toimitus, avaus ja linkkien käyttö, jos tällainen seuranta on käytössä
• suostumuksen peruuttamista koskeva tieto

Verkkosivustojen käyttö

• IP-osoite
• laitteen, selaimen ja käyttöjärjestelmän teknisiä tietoja
• vierailun ajankohta
• sivustolla katsotut sivut ja tehdyt toiminnot
• sivustolle ohjannut sivu tai kampanja
• evästeiden ja vastaavien tunnisteiden avulla kerättävät analytiikka- ja mainontatiedot käyttäjän antaman suostumuksen mukaisesti

5. Mistä tiedot saadaan?

Tiedot saadaan pääasiassa henkilöltä itseltään, kun hän:

• tekee pöytävarauksen TableOnline-palvelussa
• ottaa meihin yhteyttä sähköpostitse, puhelimitse tai verkkolomakkeella
• pyytää tarjouksen tai varaa tilaisuuden
• tilaa uutiskirjeen tai antaa TableOnlinessa suostumuksen markkinointiin
• asioi kanssamme tai käyttää verkkosivustojamme

Verkkosivujen teknisiä käyttö- ja analytiikkatietoja voidaan saada evästeiden ja vastaavien tekniikoiden avulla. Tietoja voidaan saada myös käyttämiltämme palveluntarjoajilta siinä määrin kuin se on tarpeen palvelun toteuttamiseksi.

6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

Varausten, tarjouspyyntöjen ja tilaisuuksien hoitaminen

Käsittelemme tietoja pöytävarausten, tarjouspyyntöjen, tapahtuma- ja tilavarausten sekä muiden asiakkaan pyytämien palvelujen toteuttamiseksi. Käsittely perustuu sopimukseen tai sopimuksen tekemistä edeltäviin, asiakkaan pyytämiin toimenpiteisiin.

Asiakaspalvelu ja asiakassuhteen hoitaminen

Käsittelemme tietoja yhteydenottoihin vastaamiseen, asiakkaan kanssa viestimiseen, palvelujen suunnitteluun sekä asiakassuhteen hoitamiseen. Oikeusperusteena on tilanteesta riippuen sopimus tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu palvella asiakkaitaan ja hoitaa liiketoimintaansa.

Laskutus, kirjanpito ja lakisääteisten velvollisuuksien hoitaminen

Käsittelemme tarvittavia asiakas-, sopimus-, maksu- ja laskutustietoja maksujen, laskutuksen ja kirjanpidon hoitamiseksi. Käsittely perustuu sopimukseen sekä lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen.

Erityisruokavalioiden ja allergioiden huomioiminen

Asiakkaan ilmoittamia erityisruokavalio- ja allergiatietoja käsitellään vain tarjoilun turvalliseksi ja asiakkaan toiveiden mukaiseksi järjestämiseksi. Pyydämme ilmoittamaan vain palvelun toteuttamisen kannalta tarpeelliset tiedot. Jos ilmoitettu tieto on terveydentilaa koskeva henkilötieto, sen käsittely perustuu asiakkaan nimenomaiseen suostumukseen, jonka asiakas antaa ilmoittamalla tiedon vapaaehtoisesti tätä tarkoitusta varten. Suostumuksen voi peruuttaa, mutta tämän jälkeen emme välttämättä pysty toteuttamaan erityisruokavaliota turvallisesti.

Uutiskirje ja sähköinen suoramarkkinointi

Lähetämme uutiskirjeitä ja muuta sähköistä suoramarkkinointia vain henkilölle, joka on antanut siihen suostumuksensa. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa uutiskirjeessä olevasta peruutuslinkistä tai ottamalla meihin yhteyttä. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Verkkosivujen toiminta, analytiikka ja mainonta

Välttämättömiä evästeitä ja teknisiä tietoja käytetään verkkosivustojen toiminnan, turvallisuuden ja käyttäjän tekemien valintojen mahdollistamiseen. Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme tarjota turvalliset ja toimivat verkkosivustot.

Google Analyticsin, Google Adsin ja Meta-pikselin kaltaisia analytiikka- ja mainontatekniikoita käytetään vain käyttäjän antaman suostumuksen perusteella. Suostumusta voi muuttaa tai sen voi peruuttaa verkkosivuston evästeasetuksissa.

7. Evästeet ja muut vastaavat tekniikat

Verkkosivustoillamme käytetään välttämättömiä evästeitä sekä käyttäjän suostumuksella analytiikka- ja markkinointievästeitä.

Käytössä voi olla seuraavia palveluja:

• Google Analytics verkkosivuston käytön mittaamiseen ja kehittämiseen
• Google Ads mainonnan kohdentamiseen ja tulosten mittaamiseen
• Meta-pikseli Meta-palveluissa näytettävän mainonnan kohdentamiseen ja mittaamiseen
• Google Maps karttojen ja sijaintitietojen näyttämiseen

Muita kuin välttämättömiä evästeitä tai vastaavia tunnisteita ei aseteta ennen käyttäjän suostumusta. Käyttäjä voi hyväksyä tai hylätä evästeluokkia ja muuttaa valintojaan myöhemmin evästeasetuksissa. Evästeiden nimet, palveluntarjoajat, käyttötarkoitukset ja voimassaoloajat esitetään mahdollisuuksien mukaan verkkosivuston evästebannerissa tai evästeasetuksissa.

Google Mapsin käyttö voi välittää teknisiä tietoja Googlelle. Karttapalvelun lataaminen toteutetaan käyttäjän suostumuksen perusteella silloin, kun palvelu käyttää muita kuin välttämättömiä evästeitä tai tunnisteita.

8. Tietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät Sotkunen Kellari Oy työntekijät vain siinä laajuudessa kuin heidän työtehtävänsä sitä edellyttävät.

Käytämme toiminnassamme palveluntarjoajia, jotka voivat käsitellä henkilötietoja lukuumme. Tällaisia palveluntarjoajia ovat muun muassa:

• TableOnline pöytävarauksia, asiakasviestintää ja mahdollisia maksuja varten
• Mailchimp uutiskirjeiden ja markkinointisuostumusten hallintaa varten
• Procountor laskutusta, taloushallintoa ja kirjanpitoa varten
• Domainhotelli verkkosivustojen ylläpitoa, palvelintilaa ja sähköpostipalvelua varten
• Google verkkosivuanalytiikkaa, mainonnan mittaamista, mainontaa ja karttapalvelua varten
• Meta mainonnan kohdentamista ja mittaamista varten

Palveluntarjoajat käsittelevät tietoja sopimusten, tietosuojaehtojen ja antamiemme ohjeiden mukaisesti omien rooliensa puitteissa.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille tai muille tahoille, jos laki tai toimivaltaisen viranomaisen määräys sitä edellyttää. Emme myy henkilötietoja.

9. Tietojen siirrot Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Osa käyttämistämme palveluntarjoajista, kuten Mailchimp, Google ja Meta, voi käsitellä tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella, erityisesti Yhdysvalloissa.

Tietojen siirroissa käytetään soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisia suojatoimia. Näitä voivat olla Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös, EU ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojakehys sekä Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet ja tarvittaessa niitä täydentävät suojatoimet.

Lisätietoja palveluntarjoajien käyttämistä siirtoperusteista saa niiden omista tietosuojatiedoista tai pyytämällä niitä meiltä.

10. Henkilötietojen säilytysajat

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi tai kuin laki edellyttää.

• Verkkolomakkeiden kautta saadut yhteydenotot, tarjouspyynnöt ja tavallinen asiakasviestintä poistetaan pääsääntöisesti viimeistään vuoden kuluttua asian viimeisestä käsittelystä, ellei tietojen säilyttämiseen ole asiakassuhteeseen, sopimukseen, oikeusvaateeseen tai lakiin perustuvaa pidempää tarvetta.
• Toteutuneeseen varaukseen, tilaisuuteen tai sopimukseen liittyviä tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen sopimuksen hoitamiseksi ja mahdollisiin vaatimuksiin vastaamiseksi.
• TableOnline-palvelussa olevia varaustietoja säilytetään palvelun voimassa olevien säilytyskäytäntöjen ja Sotkunen Kellari Oy määrittämien tarpeellisten säilytysaikojen mukaisesti.
• Uutiskirjeen tilaajan sähköpostiosoitetta säilytetään niin kauan kuin markkinointisuostumus on voimassa. Peruutustieto voidaan säilyttää tämän jälkeen sen varmistamiseksi, ettei henkilölle enää lähetetä markkinointia.
• Erityisruokavalio- ja allergiatiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita kyseisen varauksen tai tilaisuuden toteuttamiseen, ellei niiden lyhytaikainen säilyttäminen ole tarpeen oikeusvaateiden käsittelemiseksi.
• Laskutus- ja kirjanpitoaineistoa säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan. Säilytysaika on aineistosta riippuen yleensä vähintään kuusi tai kymmenen vuotta.
• Evästeiden ja niitä käyttävien palvelujen säilytysajat riippuvat evästeestä ja palveluntarjoajasta. Tarkemmat tiedot esitetään evästeasetuksissa.

Kun tietoja ei enää tarvita, ne poistetaan tai anonymisoidaan turvallisesti.

11. Henkilötietojen suojaaminen

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti. Tietoja sisältävien järjestelmien käyttö on rajattu henkilöihin, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Järjestelmät suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin keinoin, kuten henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla, salasanoilla, käyttöoikeuksien rajaamisella, järjestelmien päivityksillä ja varmuuskopioinnilla.

Palveluntarjoajien kanssa huolehditaan henkilötietojen käsittelyä koskevista sopimuksista ja velvoitteista soveltuvan lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

• saada vahvistus siitä, käsittelemmekö hänen henkilötietojaan, sekä saada pääsy tietoihinsa
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
• pyytää henkilötietojensa poistamista, jos käsittelylle ei enää ole lainmukaista perustetta
• pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä
• vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinointiin milloin tahansa
• peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa
• saada tietyissä tilanteissa itse toimittamansa tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle
• tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos hän katsoo henkilötietojensa käsittelyn olevan lainvastaista

Oikeuksien käyttämistä koskevan pyynnön voi lähettää osoitteeseen petteri@sotkunenkellari.fi. Voimme tarvittaessa pyytää lisätietoja pyynnön esittäjän henkilöllisyyden varmistamiseksi. Vastaamme pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800
00531 Helsinki
www.tietosuoja.fi

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme tee henkilötietoihin perustuvia päätöksiä, joilla olisi asiakkaalle oikeudellisia tai vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia, pelkästään automaattisen käsittelyn perusteella.

Google ja Meta voivat muodostaa käyttäjän suostumuksella verkkosivujen käyttöön ja mainontaan liittyviä kohderyhmiä tai profiileja omien palveluehtojensa ja tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti. Sotkunen Kellari Oy käyttää tällaisia tietoja mainonnan kohdentamiseen ja tulosten mittaamiseen, mutta ei tee niiden perusteella edellä tarkoitettuja merkittäviä automaattisia päätöksiä.

14. Selosteen muuttaminen

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos henkilötietojen käsittely, käyttämämme palvelut tai lainsäädäntö muuttuvat. Ajantasainen seloste julkaistaan verkkosivustoillamme. Selosteen alussa ilmoitetaan viimeisin päivityspäivä.